Bonjour
avec ma femme nous sommes une TPE et nous faisons de l'administratif pour des cabinets infirmiers.
Donc travail à domicile, sur un soft distant, qui malheureusement ne fonctionne que sur W10. Les infirmières nous envoie les documents sous la forme de photos prises au smatphone dans des mails.
Depuis le début (2012) la société est chez OVH : boite mails (MX plan) + noms de domaines + site vitrine de 5 ou 6 pages en HTML
Mais depuis mi avril OVH remplace Roundcube par MS Outlook ... et ce n'est vraiment pas ça ... cette semaine nous étions à mi temps tellement les mails étaient rapides :
une infirmière envoie un mail à 8h avec 3 photos, vers 8h30 son téléchargement commence, vers 10h30 il est arrivé, a midi nous lui demandons un complément d'information, à 15h le mail est enfin parti, à 16h30 elle répond, vers 22h il est possible de lire le mail dans Thunderbird ...
J'ai mis l'adresse mail principale dans Courrier de W10, il faut 3 à 4 s pour afficher la ligne de texte d'un mail, et plus de 30 s pour les photos en PJ.L et tous les mails reçus ne sont pas là, et il manque l'ensemble des mails expédiés.
Le support OVH nous a conseillé de travailler avec le webmail
Comme nous avons déjà eu quelques problèmes avec le support par rapport à notre ADSL qui est aussi chez eux, la décision est prise, nous allons voir ailleurs.
Et donc, la question : Où aller ?
pour les noms de domaines ? l'hébergement ? les mails ?
- ADSL -> Free
et il y aura un 4G illimité dans un MR400 en complément
- noms de domaines et hébergement ? -> peut être Gandi ? ou une autre structure ?
- les mails ? pourquoi pas un auto hébergement ? mais j'ai un peu peur du temps de gestion du serveur ?
sinon aussi Gandi ?
auriez vous des conseils à donner ?
Nous n'avons rien contre l'associatif, le libre ...
Merci
l'auto-hébergement est une solution avec un nom de domaine rattaché à votre IP Fixe (liée à votre BOX) et un NAS (Synology est réputé) pour les pages web et la messagerie, le tout fibré car il faut du très haut débit pour tout ça, surtout si vous avez beaucoup de cabinets à gérer.
Un Synology est un vrai NAS (pas un bricolage à base de Pc) et les 6 pages et les mails ne poseront pas de problème.
L'ouverture vers l'extérieur, limité aux mails et aux pages HTML (pas de formulaire ou CGI, que du HTML de base) ne posent pas de problème.
Vos sauvegardes familiales n'ont pas être sur ce NAS, un disque TimeMachine USB suffit largement
Bonjour,
Je déconseillerais fortement d'auto héberger ses mails, surtout sur l'ADSL pour plusieurs raisons :
- Un serveur de mail est la cible privilégié des hackers, ils envoient leurs robots sniffer tous les ports smtp ouverts sur toutes les ip, ou récupèrent l'IP par le MX, et tentent de rentrer pour s'octroyer un relais smtp gratos. Ces attaques vont vous bouffer la bande passante et risquer la sécurité de votre réseau interne
- Vous risquez d'être déclaré comme spammer même si vous arrivez à éviter le point 1, toutes les IP résidentielles sont mal notés.
- Gérer le SPAM entrant par des outils open source a ses limites. Ca ne sera jamais aussi efficace que les moyens mis par un hébergeur.
- Un serveur de mail demande de la gestion : maj, patchs de sécurité, surveillance... y a des admins qui font ça à temps plein dans les boîtes !
Maintenant, revenons à votre problème de départ. Qu'est-ce qu'OVH vous a imposé exactement, j'ai un hébergement chez eux et je suis toujours sur roundcube pour le webmail. Ok, je n'utilises pas le mail pro, mais le mail gratuit fourni avec l'hébergement. C'est peut-être pour ça. Dans ce cas cela signifie que vous payez pour avoir un mail chez eux. Donc pourquoi ne pas payer pour avoir un mail chez office.com directement ? Si vous avez déjà la suite office vous pouvez ne prendre que la partie mail et y mettre votre nom de domaine. Après, vos lenteurs dans le mail sont sans doute liées à votre connexion ADSL, et en effet, OVH a raison, dans ce cas mieux vaut utiliser le webmail. Le webmali Outlook est aussi efficace que le client lourd. Vous pouvez même en faire une application dédié avec Microsoft Edge (dans le menu "..." -> Applications), même sur Mac. En blindant votre mot de passe et en activant la double authentification, vous serez tranquille vis à vis des attaques. Et puis vous avez tous les outils de la suite office qui permettent par exemple de mettre à disposition un espace d'échange avec vos clients bien plus efficace que le mail pouru les partages de fichiers (Sharepoint, ou mieux, Teams).
Tout ce que je vous dis là est valable également avec Gmail, vous trouvez les équivalent, avec une logique et une ergonomie différente.
OVH est en train de remplacer roundcube par outlook, il y a eu de nombreuses mises à jours ce week end, il suffit de lire le nombre de messages sur leur forum d'entraide
Dans notre cas nous avons des mails inclus avec le nom de domaine et l'hébergement + un pack MX plan (un pack de 100 adresses)
en IMAP parce qu'il parait que c'est la meilleure solution
Sauf que si l'hébergeur change de serveur, vous perdez, selon les comptes mails :
- les sous dossiers contenant les mails des clients -> les noms de dossiers outllook sont différents, donc le logiciel ne les retrouve pas immédiatement
- les étiquettes sur les mails contenus dans ces sous dossiers et que nous utilisons pour pointer les mails reçus et lus : traité, en cours, attente d'info ...
- les dossiers brouillons, envoyés ... (sur mon adresse, Envoyés est introuvable, le dossier du webmail est vide, donc je n'ai plus aucun mail envoyé avant le 16 avril 2020)
et actuellement sur la boite principale parce qu'historique, il est impossible de travailler, je l'ai installée sur mon poste, que ce soit avec thunderbird, Mailspring ou Courrier de W10.
J'ai sorti mon ancien mac mini pour faire un essai avec Mail, je vais bien voir le résultat.
J"ai reçu ce matin un SMS d'une cliente qui demande pourquoi nous n'avons pas répondu à son mail !
C'est simple je n'avais pas son mail ... j'avais uniquement le titre et ni le texte ni la PJ
5 h plus tard la PJ n'est toujours pas ouvrable, et j'ai besoin de 6 min pour l'afficher dans Courrier. Par contre en webmail elle est là ...
Le problème est que je n'ai pas besoin d'un webmail, j'ai besoin d'une boite mail dans un logiciel de courrier.
D'où ma recherche d'une solution simple et fonctionnelle ailleurs que chez OVH
dans le détail nous avons :
- 2 mails réellement utilisés,
- 18 mails au noms des clients afin de communiquer avec les mutuelles et CPAM quand c'est nécessaire : 5 à 50 mails annuels selon les clients
- 1 ou 2 mails administratifs (pour le site ...
A deux, au maximum : 20 clients actifs + les anciens dont les adresses sont désactivées quand nous cessons de travailler avec eux
Aucune utilité d'agendas partagés, de mise ne commun de documents ... avec les adresses mails, juste le minimum : envoi et réception de mails avec PJ, si possible 25 Mo de PJ (les photos des documents sont réalisés avec les téléphones portables, et les dernières générations, par défaut, peuvent commettre des photos de 12 Mo ...
voili voila ma problématique.
Pour l'instant ma femme ne peut travailler dans les jours qui viennent !
en complément,
la page OVH annonçant la migration des comptes MX Plan :
https://www.ovh.com/fr/mxplan-migration/#accordion_6001-0
Attention, ce n'est pas parce que le webmail d'OVH est outlook que vous êtes chez Microsoft. Vous êtes sur une implémentation d'Exchange d'OVH. On m'avait d'ailleurs déconseillé de prendre la solution Exchange d'OVH cela semble confirmer vos dires. Donc il faut migrer vos mails vers un autre hébergeur, comme on vous l'a suggéré vers Offiice 365 (qui s'appelle Microsoft 365 maintenant) ou gmail. La version Microsoft 365 Business Basic par exemple à 4,2 Euros HT/mois sans la suite office, que le mail. Et vous pourrez créer des boîtes partagés qui seront accessibles à vous et votre femme sur lesquels vos clients pourront écrire. Je commencerais par faire ça tout de suite, pour que vos mails arrivent le plus rapidement possible sur votre nouvelle boîte. Ensuite, vous vous amuserez à migrer les mails d'un compte à l'autre en configurant les deux dans Thunderbird et en glissant les mails entre les dossiers de chaque compte. Petit détails, vous pourrez choisir le centre d'hébergement d'Office, il est tout à fait possible de choisir la France.
Si vraiment vous ne voulez pas d'Office 365, allez voir du côté de https://www.mailo.com/, société française qui propose du mail depuis des lustres, mais la taille des pièces jointes est limité à 5 Mo, au lieu de 25 chez Microsoft ou chez gmail, ça risque donc d'être limitant pour vous.
Par contre je n'ai toujours pas compris pourquoi le webmail n'est pas envisageable, au contraire, avec les problèmes de synchronisation que vous constatez, ça serait un bon moyen de fiabiliser vos mails ! Vous aurez beau essayer avec tous les clients mails du monde, tous rajoutent une couche de communication (l'IMAP en l'occurence) entre vous et vos clients, et donc des problèmes potentiels en plus...
Si vous êtes perdu, si vous voulez un accompagnement, on peut vous aider. Ne restez pas avec vos frustrations !
Dernière chose, votre connexion ADSL chez OVH est peut-être responsable d'une partie de vos problèmes. Est-elle vraiment stable ? Le problème n'est pas le débit (dans la limite du raisonnable) mais la fiabilité. Si c'est pour avoir des pertes de paquets à répétition il faudra trouver une autre méthode de connexion à Internet comme vous l'aviez suggéré... Pas sûr que Free soit mieux, Orange peut-être ?
Notre activité est de réaliser la facturation et le suivi du paiement d'actes réalisés par des infirmiers et infirmières.
Donc les infirmières nous envoie des photos de toutes les ordonnances qui leurs passent dans les mains. D'où 50 à 100 photos par infirmière et par mois, expédiées de leurs téléphones, par mails (nous avons réussi à convaincre les plus réfractaires d'abandonner le SMS).
Donc nous devons, rapidement ouvrir ces mails, enregistrer les PJ, puis les lire, les renommer, les enregistrer ...
et parfois aussi enregistrer le contenu du mail.
En webmail, c'est je clique sur l'image, et je fais "enregistrer"
avec Thunderbird, je sélectionne les mails non ouverts qu'une règle a déplacé dans un dossier au nom de l'infirmière, et j'enregistre l'ensemble des pièces jointes, et je tag les mails. lors de la migration, tous ces tags ont été effacés, il a donc fallut revérifier l'ensemble des mails reçus, le jour de la facturation ...
Pour info, quand une infirmière se déplace chez vous pour une prise de sang, elle gagne 8.68€ et nous verse 0.35€ pour qu'elle soit payée par la CPAM et la mutuelle ... donc pas question que le traitement de son mail prenne 3 ou 4 minutes.
Donc nos besoins : recevoir des mails, pouvoir les classer automatiquement dans des dossiers, et rapidement récupérer les pièces jointes, des différents webmail déjà vus je n'en connais pas qui fasse ça.
ensuite il a des mails envoyés à nos clients, à des prospects, à des mutuelles, des CPAM ... mais il s'agit de mails uniques, pas de trucs composés à 4 mains, et ce n'est rien par rapport à ce que nous recevons, et nous ne recevons pas les mails sur nos téléphones, nous avons un portable qui sert aux démos chez les prospects, et pour les facturations à réaliser si nous ne sommes pas à domicile, c'est la raison du choix de l'imap et pas du pop.
Donc je ne vois toujours pas l'intérêt des solutions google ou Exchange ?
Nous avons aussi des adresses mails au nom de chaque client nous permettant d'envoyer des messages et de nous connecter aux mutuelles ou à Ameli pro lorsqu'il y a des problèmes d'impayés, mais c'est de 4 à 50 mails annuels par infirmière (d'ailleurs tous les dossiers Envoyés sont vides, il faut que j'aille regarder le webmail pour déplacer les messages).
Pour la ligne ADSL, elle a été révisée l'an dernier, et elle fonctionne, il n'y a plus de micro coupures quand nos sommes connectés au serveur distant pour travailler ni quand mon fils joue à war thunder
Là immédiatement, nous avons un énorme problème : nous avons 4 clients à facturer demain, et leurs mails sont perdus au milieu des autres, vendredi matin tous les tags récents avaient disparus, et surtout thunderbird est devenu inutilisable !
Dans Thunderbird, alors que j'ai créé le compte sur ma machine vendredi midi : le dossier Envoyés de l'adresse principale : les mails de 20 février au 21 avril 2020, rien avant, rien après ...
Sur Courrier : Sent : 04/03 au 29/05/20 - Envoyés : 14/04 au 28/05/20
sur le Webmail : Eléments Envoyés : du 17/04 au 28/05/20 - Sent : 1 seul mail du 01/06 - Envoyés : du 09/03 au 21/04/20 - Sent sous dossier de la boîte de réception du 31/01/2017 au 29/05/20
Ce n'est pas encore du portnawak, mais ça y resemble quand même furieusement !
Le problème de l'IMAP est que chaque client mail est susceptible de classer les mails envoyés dans des dossiers différents : 'sent messages', 'Elements envoyés', 'sent items"... Bref tout est possible. De plus, ces dossiers peuvent être en ligne, ou dans le pire des cas hors ligne et donc uniquement sur le client mail en question, donc on ne les retrouve pas sur le webmail. Avez-vous bien cherché tous les dossiers possibles ?
Le webmail outlook permet également de sauvegarder toutes les pièces jointes d'un coup et de taguer les mails.
Et pour vos mails perdus dans la masse, si vous arriviez à les filtrer, c'est que vous devriez pouvoir les retrouver par des recherche (par l'expéditeur j'imagine) ?
Il est aussi possible qu'OVH est merdé pendant la migration de roundcube vers outlook et que des mails aient été perdus, ou que vous les verrez rapparaître dans quelques jours... On a tous connu ça dans les migrations.
Pour vos problèmes d'automatisation, Microsoft (désolé mais c'est ce que je connais en ce moment) a un outils nommé Flow qui fait justement ça : créer des workflow : je récupères un mail, je l'identifie, j'extraie les pièces jointes, je les enregistres dans un drive dans un dossier spécifique, je classe le mail, je fais une réponse auutomatique.... il est même possible de se greffer à d'autres applications en ligne d'autres éditeurs.
Ca demande un peu de réflexion et de travail pour monter les workflow, mais après vous n'aurez plus rien à faire !
J'ajoute aussi que le mieux serait peut-être de demander à vos infirmièr(e)s d'utiliser un outils mieux que le webmail qui vous aiderait dans le traitement. J'ai pas d'idée tout de suite mais ça doit exister...
Les clients de messagerie sont beaucoup plus pratiques que le webmail (très limité dans le cas d'outlook appelé OWA) surtout avec des documents de 25Mo.
Avez-vous évalué le poids que tout cela représente ?
Les logiciels de messagerie (Outlook est le pire), ne savent pas gérer et conserver des mails avec pièces jointes en grosses quantités, il est conseillé de détacher ces photos du mail pour ne garder que le message dans le logiciel de messagerie (si besoin) et la pièce jointe dans des dossiers à part dans un vrai logiciel de GED.
La ged, c'est une bonne idée, en s'assurant que le mail peut être un canal d'entré. Mais aussi une appli smarpthone, ça ne serait pas du luxe. Je vois Nuxeo qui semble faire ça, mais c'est pas gratuit.
Vous avez donc bien une boite mail qui ne contient que des messages dont vous avez détaché les photos vers un autre dossier ? Cela devrait peser effectivement très peu de Go (voir Mo).
Est-ce que vous détachez systématiquement tous les documents des mails à chaque réception ? (pour ne pas encombrer la messagerie)
le support OVH m'a demandé de tester l'imap sur https://testconnectivity.microsoft.com
Résultat : échec du test
Par contre je ne comprends pas vraiment le motif de l'échec :
Exception : Microsoft.Exchange.Tools.ExRca.Tests.ImapPop.MailProtocolException: 3 BAD Command received in Invalid state.
at Microsoft.Exchange.Tools.ExRca.Tests.ImapPop.ImapProtocolTester.SendCommand(Stri
ng command, String logString)
at Microsoft.Exchange.Tools.ExRca.Tests.ImapPop.ImapProtocolTester.CheckMailboxHeal
th()
at Microsoft.Exchange.Tools.ExRca.Tests.ImapPop.BaseProtocolTest.PerformTestReally(
)
Je vais allé réaliser des tests pour les autres boites mails.
Cdlt
Bonjour
Je n'ai pas réalisé des tests sur tous les comptes, mais tous les comptes testés ont les même erreurs.
Donc si quelqu'un est chez OVH, avec des comptes migrés de roundcube à OWA, qu'il n'hésite pas à tester son imap, ça pourrait être intéressant.
Cdlt
@brenda
Je vous trouve bien courageux avec OVH ! Il y a belle lurette que j'aurais tout balancé ;-)
OK, on pourrait croire que je botte en touche, mais au vu & à la lecture de vos besoins, il est temps de passer à une autre solution.
Pour la petite histoire, j'ai dû assister un Client cette semaine, qui se retrouve régulièrement sur un de ses comptes MX (Gandi) bloqué : dépassement régulier des limites d'envoi d'emails (suite à utilisation du SMTP Gandi + Newsletter sur MailJet/MailChimp) ==> Solution, passer sur un SMTP privé... OK, ce point n'est pas ressemblant à votre problématique, mais - et je le redis - prenez le taureau par les cornes, réfléchissez vite à une bascule vers Office365 ou GSuite... ou autre.
Si vous le désirez, on peut échanger par MP, pour vous aiguillez.
@brenda
Alors, quels sont les résultats de tes recherches / choix de solutions ?
j'ai eu l'occasion de tester une solution 4G avec juste un téléphone accroché à la charpente avec un collier rilsan pendant le premier mois de confinement : ça fonctionnait très bien avec orange, le défaut étant un blocage à 50 Go de données, vites atteintes avec les enfants à la maison et l'abonnement netflix ...
Depuis j'ai essayé avec un routeur archer 400 et des puces orange, free et sfr. Sans antenne extérieure c'est le réseau orange qui est légèrement plus performant, en étant plus stable, mais free est juste derrière avec un débit un peu moins constant (de 30 à 40Mb/s avec orange, et 20 à 35 avec free, avec un routeur posé sur la charpente).
Avec une antenne extérieure, au pire les débits ne changent pas, dans le meilleurs de cas ils triplent
Actuellement ADSL : 13.18 / 0.86 Mb/s et ping à 21 ms avec la 4G nous étions souvent à 33 / 7 et ping à 45 ms
Nous n'avons absolument aucun besoin des outils de travail coopératif ...
Nous utilisons 1 seul fichier libre office calc commun qui nécessite des mises à jour 2 à 3 fois l'an ...
il me faut juste des adresses mails simples, à l'ancienne, chaque adresse étant consultable à partir d'un ordinateur de bureau sous W10 (*) équipé de thunderbird à jour, imap / pop3 ... je m'en moque un peu, mais je veux pouvoir sauvegarder les mails. Ce qui semble impossible avec OVH et un compte IMAP (en tout cas je n'ai pas trouvé de solution mais je vais interroger le support).
nous n'utilisons pas les téléphones mobiles pour relever les mails pro, puisqu'ils s'agit très majoritairement de mails qui nécessitent un accès au logiciel, donc d'avoir un ordinateur sous la main
et chaque adresse mail est sur UN seul ordinateur puisque chacun gère ses clients.
l'équivalent d'une adresse gratuite free : en 25 ans, jamais un problème ...
sauf le passage de Mail de Mac OS X à xubuntu et l'impossibilité totale de récupérer mes archives de mails de certaines listes de diffusion mais ce n'est pas de la faute de Free mais de MAIL.
J'ai réussi à en récupérer une partie un peu en vrac avec Foxmail, mais ce logiciel est bien trop inspiré de outlook dont il conserve les défauts, et a encore quelques sous menus en chinois, pour être utilisable.
CDlt
(*) passage de Mac OS à W10 parce que le logiciel métier utilisé n'existe que sur W10.
quelques nouvelles :
- après quelques échanges virils, et vérifications poussées, nous avons récupéré l'ensemble de nos données, sauf une vingtaine de mails expédiés en pleine période de tests du support, mais nous n'étions pas informés des tests, le mail est arrivé le lendemain
- nous avons basculé les boites mails IMAP en POP ... et quasi plus de problèmes, sauf quelques ralentissements de temps en temps, mais rien d'important, impossible de savoir si c'est lié à l'ADSL ou aux serveurs de mails, par contre même sur un tél Android, en IMAP, ce n'est pas stable
- l'abonnement ADSL OVH a été remplacé par un abonnement Free, ça ne change pas le débit, il me faut maintenant m'occuper de la mise en place de la ligne complémentaire 4G
donc, pour l'instant, je rattrape le temps perdu, j'ai reçu des infos de différents hébergeurs, je vais prendre le temps de cogiter et comparer avant de réaliser la bascule en juillet
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