GED et mail

[riete]

Je profite de cette question d'ordre générale pour vous souhaiter à tous de bonnes fêtes de fin d'année.

Cette question comme vous allez le voir a un rapport direct avec la précédente. En effet quand l'éducation des utilisateurs est difficile voir impossible, il faut s'adapter. S'adapter dans mon cas signifie trouver un moyen semi automatique d'archivage des emails dans une GED depuis les clients de messagerie.

Je dois remplacer mon serveur de messagerie et éventuellement les clients si cela est nécessaire (actuellement Exchange/OutLook). Donc une réflexion globale s'impose pour faire le bon choix dans la direction email/GED.

J'aimerais (si possible) que les utilisateurs puisse par l'action d'une touche depuis leur client messagerie pouvoir stocker les messages lu dans un dossier de la GED. Ceci afin de ne pas confondre message lu et message mis à la corbeille .

L'objectif étant à terme de pouvoir gérer de façon automatisée l'historisation des messages et de l'ensembles des documents (même autres que les emails) et dans la foulée activer la recherche full texte (compte tenu du fait qu'ils ne sont pas capable de classer d'eux même leur messages.

Mes questions:

- compte tenu du fait que l'offre GED est pléthorique, connaissez vous une solution qui puisse remplir ces fonctions?
- J'ai évalué (en surface) le serveur de messagerie Kerio il me semble capable de remplacer Exchange, qu'en pensez vous? quelle GED y adosser?
- vos suggestions sont bienvenue.

Merci

[trouspinette]

Jamais testé mais ALFRESCO, j'en entend que du bien en général...

More details other there...

[riete]

merci Trouspinette, je vais voir cela et je reviens ici pour donner mon avis.

[proulout]

Bonjour, je déterre le sujet...

Je travaille aujourd'hui dans une entreprise de GED en tant que chef de projets, et je peux sans doute répondre aux éventuelles questions ici...

A+

[riete]

bonjour proulout,

quelle riche idée de déterrer ce sujet, car en réalité, il n'est pas du tout enterré en ce qui me concerne.

Après la question qui avait été posée au départ, nous avons finalement choisit l'option Kerio Connect. Nous avons deux serveurs distant en domaine distribué. La solution Kerio est très stable, elle remplit aussi parfaitement ses fonctions au niveau synchro avec les utilisateurs nomades. Nous sommes très satisfait.

Néanmoins, les question GED restent entières.

Je suis développeur et je travaille actuellement sur une solution qui permet d'attaché un ensemble d'actions à des clients (pour faire simple). Ces actions peuvent être de différentes nature:

• Compte rendu de discussion
• document expédié
• document reçu
• Offre
• etc ...

Dans le cas ou l'on recherche sans savoir vraiment ou il faut chercher. J'ai créer une interface pour attaquer Spotlight et retrouver les documents correspondant aux critères choisit. Les recherche sur les actions se font à partir d'un SGBD, puisqu'elles y sont stockées.

La question la plus complexes est le classement des emails et de leurs attachements. J'ai opté pour le copié collé et la liaison avec l'action. Mais je trouve cette solutions un peu limitée.

Que propose tu?

[proulout]

Bonjour Riete

Très intéressant!
Je pense que la base est de bien définir les types de documents, comme ceux que tu as listés, et leurs différents processus. Les actions peuvent être définies pour chacun des profils et des utilisateurs selon le logiciel de GED installé.

Il est vrai que dans beaucoup de systèmes de GED, les emails sont un peu les "oubliés" des courriers entrants et sortants, qui peuvent être soit dématérialisés, soit numériques.

Il me semble possible de développer un module (add-on) pour Outlook permettant l’export des données, PJ incluses.

D'après mes souvenirs, Kerio est une solution collaborative et multi-plateforme incluant mails, calendriers, contacts, et messagerie instantanée. Par contre, Kerio ne gère pas à ma connaissance les processus (ou workflow) pour chacun de ces types de documents.

Si je classe de nouveau tes types de documents, tu dois gérer les suivants:

- Les courriers entrants:

• Les courriers papier reçus
• Les emails
• Des offres

- Les courriers internes:

• Des comptes-rendus de discussion

- Les courriers sortants:

• Les papiers
• Les emails
• Des offres

Le moteur de recherche du serveur te permet l’indexation via Spotlight du texte des documents. Le navigateur utilisé en interne est Firefox. 

Les expertises qui me semblent intéressantes à apporter à ton projet sont:

• Définition du workflow
• Définition des actions, états et précisions sur les types de documents
• Les développements spécifiques

A+

[riete]

La discussion continuera par téléphone. A bientôt sur MacBidouille

[fmereo]

La discussion continuera par téléphone. A bientôt sur MacBidouille

Dommage, c'était plutôt intéressant…

[riete]

Je ne doute pas que ce soit intéressant. Mais il y a un moment ou il faut procéder à des échanges direct pour mieux cerner les besoins, surtout dans le cas il risque d'y avoir des une démarche commerciale.

As tu des questions en particulier?

En tous cas, j'ai eu confirmation que Spolight, si on parvient à l'intégrer dans une interface web comme je l'ai fait, est outil extrêmement puissant. Il est probablement un des moteurs de recherche les plus puissant sur le marché. Les performances sont vraiment bluffantes.

Pour le moment le produit que j'envisage de développer est à l'état de maquette, mais les résultats sont prometteurs.

[fmereo]

Non, non… Pas de questions en particulier… Juste un thread intéressant à suivre pour de la veille techno et "au cas où…"